Conecta tu Zoho CRM

En Calligence, abre Integraciones, pulsa + Nueva conexión, elige Zoho CRM como proveedor, ponle un nombre y pulsa Conectar con Zoho. Se abre Zoho: inicia sesión con un usuario administrador de tu CRM, revisa los permisos y pulsa Aceptar. Vuelves a Calligence con la conexión creada y activa.

¿La persona que administra vuestro Zoho no usa Calligence? Pulsa Generar enlace para enviar en ese mismo paso y envíaselo: el enlace vale 24 horas y solo puede usarse una vez. Trátalo como una contraseña — quien lo abra conecta su cuenta de Zoho a tu organización — y compártelo solo con esa persona. Al aceptar, la conexión aparece en tu lista de Integraciones. Los enlaces de Reconectar valen 30 minutos.

Para dejar de autorizar, desactiva la conexión en Calligence o retira el acceso en Zoho (Cuenta de Zoho → Seguridad → Aplicaciones conectadas). Para volver a autorizar — por ejemplo, tras retirar el acceso — usa Reconectar en el menú ⋯ de la conexión.

En Calligence, abre Campañas y crea una campaña (o edita una existente). En Conexión (CRM), selecciona tu conexión de Zoho y guarda. Calligence te muestra la URL de webhook de esa campaña con un botón Copiar; si editas la campaña más adelante, aparece como URL actual.

• Cada campaña tiene su propia URL: los leads que lleguen por ella entran en esa campaña, con su agente y su cadencia. Una regla de workflow por campaña.
• La URL es permanente. Solo cambia si la rotas a propósito (Editar → Rotar) o si desvinculas la conexión (Editar → Desvincular): eso la anula y, si vuelves a vincularla, la campaña recibe una URL nueva.

Primero el webhook (la acción), después la regla (cuándo se dispara). En Zoho CRM:

1. Ve a Configuración → Automatización → Acciones → Webhooks y pulsa Configurar webhook.
2. Nombre: Calligence — <nombre de la campaña>. Método: POST. URL a notificar: la URL de tu campaña (paso 2). Módulo: Leads.
3. En el cuerpo, elige Datos sin formato (Raw) con formato JSON y escribe {"id": "${Leads.Lead Id}"} — inserta el campo Lead Id con el botón # en vez de escribirlo a mano. Si prefieres Form-Data, añade un parámetro de módulo llamado id con el campo Lead Id. No hace falta enviar ningún otro dato: Calligence lee el lead completo directamente de Zoho.
4. Guarda el webhook. Ahora ve a Configuración → Automatización → Reglas de workflow y pulsa + Crear regla sobre el módulo Leads.
5. Como disparador, elige Al crear un registro (o "al crear o editar" con una condición que solo se cumpla una vez, como una casilla Enviar a Calligence). Añade la condición que marca el lead como "para llamar" (por ejemplo, Origen del lead = Web) y, si trabajáis varios productos, el producto del lead (Curso = Oposiciones): cada campaña de Calligence corresponde a un producto, así que cada regla debe enviar solo los leads de ese producto a la URL de esa campaña.
6. En Acciones instantáneas, añade Webhook y elige el que acabas de crear. Guarda y activa la regla.

1. Crea en Zoho un lead de prueba con tu móvil en Móvil (+34600111222), con nombre y apellidos, con el producto o curso rellenado, y que cumpla la condición de la regla.
2. En Calligence, abre la campaña: deberías ver el lead en unos segundos, con el nombre y el teléfono leídos de Zoho. Si el lead no tenía país ni ciudad, esos datos aparecen vacíos; es normal.
3. Espera la llamada. Solo se llama dentro de la ventana horaria de vuestra organización en Calligence (por defecto, de lunes a viernes de 09:00 a 20:00, hora de Madrid). Si creas el lead fuera de esa ventana no falla: queda programado y la llamada sale al abrirse la siguiente. Un lead enviado un jueves a las 23:30 recibe la llamada el viernes a partir de las 09:00.
4. Al terminar, abre el lead en Zoho: verás la nota Calligence — resumen de la llamada: y, si el lead quedó cerrado, la etiqueta Calligence: ….

Si algo no cuadra, Zoho te lo cuenta: en Configuración → Automatización → Acciones → Webhooks, la pestaña de fallos del webhook muestra qué respondió Calligence. Zoho reintenta un envío fallido una sola vez, 15 minutos después.

Cuando tu agente acuerda una cita con día y hora concretos, o «lo antes posible», por teléfono o por WhatsApp, Calligence puede crearla como reunión (módulo Meetings) sobre el lead, en el calendario de su propietario en Zoho — así cada comercial ve sus citas donde ya trabaja, y el reparto de leads lo sigue decidiendo tu CRM.

1. En Calligence, abre Integraciones y, en el menú ⋯ de tu conexión de Zoho, pulsa Calendario.
2. Escribe lead_owner para que cada reunión se asigne al propietario del lead, o el ID de un usuario de Zoho si todas las citas deben ir a la misma persona. Guarda. Para desactivar las citas, deja el campo vacío y guarda.

La reunión se titula Cita Calligence — {nombre del cliente}, dura 30 minutos y lleva el resumen de la llamada en la descripción. Se crea con la hora acordada en la llamada; si el cliente dio una franja ("los lunes por la tarde"), la reunión se pone al inicio de la primera franja que toque (el lunes siguiente a las 14:00) para que el comercial la ajuste. Si acepta que le llame un asesor sin decir hora («lo antes posible», «hoy mismo»), se pone en el momento en que terminó la llamada, sea la hora que sea. Nunca en el pasado ni a más de 6 meses vista. Los avisos y automatizaciones de Zoho sobre reuniones se disparan con normalidad; no apuntes ninguna de ellas a una URL de Calligence.

Si un lead se resuelve por otra vía, avisa a Calligence con otro webhook: la misma URL de la campaña con /stop-lead al final y el mismo cuerpo ({"id": "${Leads.Lead Id}", "reason": "Cerrado por el comercial"}). Calligence cancela los intentos pendientes, marca el lead como "Trabajado fuera" y deja una nota de confirmación en Zoho. Asócialo a una regla que se dispare cuando cierres el lead — por ejemplo, Estado del lead = Contactado.